Referaty
Home
Anglictina
Biologie
Chemie
Dejepis-Historie
Diplom-Projekt
Ekonomie
Filozofie
Finance
Fyzika
Informatika
Literatura
Management
Marketing
Medicina
Nemcina
Ostatni
Politika
Pravo
Psychologie
Public-relations
Sociologie
Technologie
Zemepis-Geografie
Zivotopisy




























Téma, Esej na téma, Referátu, Referát, Referaty Semestrální práce:

Chystáme se psát obchodní dopis

Chystáme se psát obchodní dopis

Čtyři zásady na úvod

  1. Odesílaný dopis je vizitkou svého pisatele. Svědčí o kvalitě práce organizace, o osobnosti jednotlivce. Má být správný po stránce věcné, slohové, pravopisné, strojopisné a má být esteticky upraven. V  organizaci odpovídá za konečnou podobu písemnosti sekretářka. V dnešní době počítačů a elektronických psacích strojů je neomluvitelné, aby byl odeslán dopis s chybami. Napsaný dopis nikdy nezapomeneme po sobě přečíst.




  2. Jeden dopis se má týkat jen jedné záležitosti, i když píšeme témuž adresátovi. Jde-li o dvě různé věci, zašleme dva dopisy.

  3. Na individuálně napsaný dopis odpovíme vždy, i v záporném případě. Sdělíme, že jsme dopis obdrželi a že z dále uvedených důvodů nemůžeme vyhovět. (Neplatí o rozmnožených dopisech.)

  4. Na došlý dopis odpovíme ihned, nejdéle do jednoho týdne. Není-li to z objektivních příčin možné, potvrdíme příjem dopisu a sdělíme, že zprávu podáme v určité lhůtě (např. do tří týdnů).

Jaký má být sloh obchodního dopisu

Na otázku položenou v nadpisu odpovíme: přiměřený. Každý dopis nemusí být stylizován originálně. Písemný styk se skládá z mnoha běžných případů, které se vyřizují ustálenými frázemi nebo jen zaškrtnutím položek na formuláři. Šetří se tím čas pisatelů i příjemců.

Na druhé straně se píší dopisy, jejichž individuální stylizace musí být přesně přizpůsobena situace. Jsou to např. nabídky, reklamace, žádosti, odpovědi na stížnosti, blahopřání a mnoho dalších písemností. V takových případech se vyplatí věnovat slohu chvilku přemýšlení.

Způsob, jakým fakta sdělujeme, má na příjemce dopisu nezanedbatelný vliv. Totéž lze vyjádřit suše nebo zajímavě, hrubě nebo zdvořile, neobratně nebo přehledně. Stylizace je umění vybírat vhodná slova a skombinovat je tak, aby výstižně vyjadřovala naše myšlenky.

Pokusíme se charakterizovat, jaký má být sloh individuálního obchodního dopisu:

  1. Pravdivý -Předpokladem dobrého dopisu je věcná správnost. Uvedeme-li nepravdivé údaje, ztratí důvěryhodnost.

  2. Logický -Myšlenky řadíme tak, aby na sebe logicky navazovaly. V úvodu vzbudíme zájem adresáta, popíšeme situaci, odpovíme na došlý dopis, vyjdeme ze zjištěných skutečností. Pak následují naše argumenty, důvody, připomínky. Dopis vrcholí na konci hlavním návrhem, žádostí apod. Dbáme abychom tutéž myšlenku vyjádřili jen jednou a neopakovali ji vícekrát jinými slovy. Logické stavbě dopisu napomáhá osnova – ušetří čas pisateli dopisu.




  3. Přehledný – Kratší odstavce se čtou lépe ne odstavce dlouhé. Adresát rychleji porozumí vhodně rozčleněnému dopisu. Jeden odstavec má vyjadřovat jednu myšlenku (i když bude obsahovat jen jednu větu). Odstavce se řadí za sebou tak, jak na sebe navazují myšlenky.

  4. Srozumitelný – Obsah dopisu má být jasný po prvním přečtení. Snažíme se vyjádřit myšlenky jednoznačně, bez zbytečného zdůvodňování a zavádění do jiných problematik. Věty volíme raději kratší, souvětí stavíme promyšleně. Šetříme tím čas adresáta.

  5. Stručný – Omezíme se na podstatné, dáváme přednost stručnosti. Vyhýbáme se rozvláčnosti a mnohomluvnosti, která může vzbudit netrpělivost adresáta. Stručnost však nesmí být na úkor srozumitelnosti. Žádáme-li někoho, aby něco zařídil, je nutné vše jasně vysvětlit. Nelze předpokládat, že partner je obeznámen se všemi okolnostmi tak, jak je vidíme my. Také dotazy zodpovíme vlídně a dostatečně podrobně.

  6. Přirozený – Příznivý dojem vyvoláme nestrojeným vyjadřováním. Měli bychom psát tak přirozeně, jako když s partnerem hovoříme. Nikdo by doma neřekl manželce nebo manželovi: „Tebou zakoupený salám byl dobrý. Děkuji ti touto cestou (tímto), že jsi umyl(a) nádobí. Žádám o zohlednění mého nachlazení.“ V kanceláři u psacího stolu však šroubované konstrukce tohoto typu vynikají.

Použitá literatura:

Olga Kuldová, Emílie Fleischmannová; Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti; Fortuna, Praha 1997